Hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng.

Để sử dụng được phần mềm gửi tin nhắn  sms CRM bạn cần chuẩn bị

  1. Usb  hoặc  Dcom 3G và gắn sim điện thoại trả trước vào usb này ( lưu lý: nên  sử dụng  sim mua mới để tránh  trường hợp bị nhà mạng  khóa sim)
  2.  cài đặt phần mềm
  3.  chuẩn bị danh sách khách hàng  cần nhắn tin để chuẩn bị  nhập vào phần mềm
  4.  thiết lập cấu hình  phần mềm
  5.  soạn tin nhắn để gửi tới khách hàng của bạn

I. CÀI ĐẶT THIẾT BỊ DCOM 3G

Lắp sim vào USB 3G và cắm vào  cổng USB của máy tính . Cài đặt USB 3G để hiển thị biểu tượng (icon) trên màn hình Desktop. Tùy mỗi loại USB 3G sẽ có icon khác nhau.

Lưu ý:

LƯU Ý
– Trong USB 3G cần lắp sim. Chỉ dùng sim thường, KHÔNG dùng sim 3G
– KHÔNG kết nối internet bằng USB 3G (tức là không vào mạng Internet bằng USB 3G khi đang gửi tin).

Bạn mở giao diện USB 3G lên. Kiểm tra xem giao diện đã có sóng của sim điện thoại chưa, sau đó đóng lại. Không bấm vào biểu tượng kết nối.

Sau đó mở phần mềm SMS CRM của JDISOFT lên, đăng nhập vào phần mềm.

II. CÀI ĐẶT PHẦN MỀM GỬI TIN NHẮN SMS CRM

Xem hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm  tại : http://phanmemsms.com/huong-dan-cai-dat-phan-mem/

Giao diện đăng nhập phần mềm SMS CRM

III.SỬ DỤNG PHẦN MỀM SMS  CRM ĐỂ GỬI TIN NHẮN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG.

BƯỚC 1: CÀI ĐẶT ĐỘ TRỄ VÀ CẤU HÌNH CHO USB 3g

Sau khi đã cài đặt thiết bị  USB 3G  trên máy tính. Bạn mở phần mềm SMS CRM của JDISOFT lên, đăng nhập vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động nạp các thiết bị USB 3G vào hệ thống.  Bạn Bấm vào chức năng” quản lý Dcom” chọn  Quét thiết bị để quét tất cả các t hiết bị usb 3d đang có trên máy tính vào hệ thống.

Sau khi  đã quét hết các thiết bịUSB 3G . Bạn chọn một thiết bị USB 3G sau đó nhấn nút cập nhật  để  để cấu hình độ trễ cho thiết bị này

Tính năng này thiết lập một khoảng thời gian chờ (trễ) giữa các tin nhắn gửi đi. Làm cho quá trình gửi tin nhắn không quá nhanh. Giúp tránh bị nhà mạng chặn sim vì nghi spam sms.

màn hình hiệu  chỉnh được mở ra:

 

  1. Tên UsB Dcom: bạn đặt tên theo ý bạn sao
  2.  Cổng Com kết nối: phần này hệ thống tự nhận, bạn ko điều chỉnh
  3. Đỗ trễ(giây): khoảng thời gian cách nhau giữa các tin nhắn được gửi: bạn có thể điều chỉnh.  ( không nên gửi tin quá nhanh sẽ bị nhà mạng đánh dấu là spma)
  4. Số điện thoại gắn kèm: bạn nhập số điện thoại của sim bạn lắp vào điến bị  Usb 3G
  5. nhà mạng: bạn không cần điều chỉnnh

Nhập xong các thông tin trên bạn nhấn nút ” Cập nhật” để lưu thông tin, bấm nút ” Kiểm tra kết nối” để kiểm tra xem USB DCOM có được kết nối thành công haty không

Lưu ý : Độ trễ an toàn

  1. Đối với nhà mạng viettel đặt đỗ trễ 50s- 70s
  2. Đối với nhà mạng vinaphone đặt đỗ trễ 30s – 50s
  3. Không nên sử dụng sim Mobi và Vietnam Mobile để gửi tin nhắn

BƯỚC 2:TẠO CHIẾN DỊCH GỬI TIN 

Để tạo một chiến dịch gửi  tin nhắn vào vào menu” Quản lý chiến dịch” sau đó bấm nút ” tạo mới”=> màn hình tạo chiến dịch được hiển thị . Bạn  nhập thông tin chiến dịch gửi tin nhắn vào và bấm nút ” Tạo mới” để lưu thông tin

 

BƯỚC 4: SOẠN NỘI DUNG GỬI TIN NHẮN

Để soạn nội dung gửi tin nhắn bạn  bấm chọn menu

Tại đây bạn có thể có 2 lựa chọn: Soạn trực tiếp nội  tin nhắn hoặc nhập nội dung tin nhắn từ  File Excel.

  1. Soạn trực tiếp nội dung tin nhắn.

Tạo giao diện, click vào mục Tạo trực tiếp tin nhắn. Tại đây, bạn có thể nhập nội dung tin nhắn tùy chỉnh theo từng cá nhân.

Tại mục : (1)Nội dung tin nhắn bạn soạn nội dung tin nhắn bạn  muốn gửi đến khách hàng . Sau khi bạn đã soạn nội dung tin nhắn xong bấm nút “nhập dữ liệu” để nhập thông tin  khách hàng mà bạn muốn gửi tin nhắn đến

Soạn nội dung tin nhắn chung với các thông tin cá nhân được để dưới ký hiệu sau đây.

<SDT> : Số điện thoại

<HOTEN>: Tên khách hàng

<THONGTIN#1> : Thông tin tùy biến 1

<THONGTIN#2> : Thông tin tùy biến 2

<THONGTIN#3> : Thông tin tùy biến 3

<THONGTIN#4> : Thông tin tùy biến 4

Sau đó lựa chọn nhập thủ công các thông tin khách hàng bằng cách click vào nhập thủ công.

Hoặc nhập thông tin khách hàng vào file excel và lựa chọn file excel để phần mềm tự động tạo tin nhắn cá nhân.

Mẫu file excel nhập thông tin khách hàng

Lưu ý:

–  Trường   số điện thoại bắt buộc phải nhập: đây là danh sách các số  điện thoại bạn muốn gửi tin nhắn

  • Nếu bạn biết thông tin khách hàng và muốn gửi chính xác  với  các thông tin này  như  tên người nhận, thông tin 1, thông tin 2. Bạn  cần nhập các thông tin này vào  file exel theo mẫu trên hoặc nhập trược tiếp  trong  ô nhập “nội dung dữ liệu” . Sau đó lựa chọn trường thông tin cần chèn vào nội dung tin nhắn.

Ví dụ :

Cam on <HOTEN> da mua <THONGTIN#1> cua Dai Phat. Xin gui ban ma khuyen mai <THONGTIN#2>. Thong tin lien he 0980.999.999

Kết quả :

Cam on Tran Van Thong da mua Goi dich vu 01 cua Dai Phat. Xin gui ban ma khuyen mai Voucher 01. Thong tin lien he 0980.999.999

Cam on Nguyen Trong Bang da mua Goi dich vu 02 cua Dai Phat. Xin gui ban ma khuyen mai Voucher 02. Thong tin lien he 0980.999.999

Cam on Do Nhat Nam da mua Goi dich vu 03 cua Dai Phat. Xin gui ban ma khuyen mai Voucher 03. Thong tin lien he 0980.999.999

Cam on Nguyen Hai Hung da mua Goi dich vu 04 cua Dai Phat. Xin gui ban ma khuyen mai Voucher 04. Thong tin lien he 0980.999.999

Cam on Tran Thi Van da mua Goi dich vu 05 cua Dai Phat. Xin gui ban ma khuyen mai Voucher 05. Thong tin lien he 0980.999.999

Sau khi nhập  xong nội dung tin nhắn và thông tin khách hàng. bạn bấm nút “ tạo bảng tin” sau đó chọn chiến dịch gửi tin ( hoặc tạo chiến dịch)   sau đó bấm  nút”gửi tin test” để test xem tin gửi đã ok chưa xong bấm nút  “ tạo chiến dịch

sau đó bạn bấm chọn chiến dịch  đã tạo và bấm nút “bật gửi tin”  để gửi tin nhắn đi

  1. Nhập tin nhắn từ một file có sẵn.

Tại giao diện, click vào mục Nhập nội dung tin nhắn từ file excel => Lựa chọn file chứa số điện thoại cần gửi tin nhắn (định dạng file excel theo file mẫu đã cung cấp).

Lưu ý : Cột số điện thoại phải nằm ở cột A trong file excel.

 

  1. CÁC TÍNH NĂNG KHÁC CỦA PHẦN MỀM GỬI TIN NHẮN SMS

Chức năng hẹn giờ gửi tin nhắn

Chức năng này sẽ cho phép người dùng thiết lập giờ gửi tin nhắn khi bận đi đâu đó, cần trong khoản thời gian nào đó cần gửi tin. Để sử dụng tốt tính năng này bạn cần có vài lần gửi tin nhắn bình thường trước đó để quen việc sử dụng phần mềm.

Chức năng loại bỏ dấu trong tin nhắn

Thường thì tin nhắn có dấu sẽ chỉ được 70 ký tự 1 tin, sang ký tự 71 sẽ bị tính 2 tin. Nếu chúng ta chuyển sang tin nhắn không dấu sẽ được 160 ký tự 1 tin. Nếu bạn đã lỡ soạn tin nhắn có dấu và không muốn mất thời gian gõ lại từ đoạn trong tin nhắn thì bạn hãy bấm vào đây

Chức năng ” tối ưu gửi tin nhắn theo nhà mạng”

Khi tích chọn ô”  tối ưu gửi tin nhắn theo nhà mạng”. sau đó  chọn loại nhà mạng mà bạn muốn gửi tin nhắn.  Tính năng này khiến cho sim lắp trong USB 3G sẽ tự động chọn ra Số điện thoại cùng mạng để gửi tin nhắn.

Cụ thể, khi máy tính cắm nhiều USB 3G. Mỗi USB 3G lắp 1 sim thuộc nhà mạng khác nhau (Vina, Viettel, Mobi…). Khi đó phần mềm sẽ tự động chọn USB 3G lắp sim Viettel gửi đến số điện thoại dùng mạng Viettel; USB 3G lắp sim Mobifone gửi mạng Mobifone, USB 3G lắp sim Vinaphone gửi mạng Vinaphone…=> Tiết kiệm chi phí nhắn tin.

CHỨC NĂNG TRỘN NỘI DUNG TIN NHẮN

Tính năng này giúp tránh khóa sim hiệu quả. Phần mềm sẽ tự động trộn ngẫu nhiên nội dung, giúp các mẫu tin nhắn gửi đi không bị trùng lặp nên tránh bị nhà mạng chặn sim.

Để sử dụng tính năng này, cần kết hợp 2 bước :
– Soạn nội dung tin nhắn
– Chèn đoạn  tin nhắn cần trộn nội dung  theo cấu trúc các từ cần xáo trộn nằm trong dấu ngoặc {} và mỗi cụm từ cách nhau bằng dấu |

Ví dụ: Gui {anh|chi|quy khach} chuong trinh {uu dai|qua tang|trung thuong} dac biet.
=> Các nội dung được phần mềm lựa chọn ngẫu nhiên và gửi đi đến mỗi người nhận :
1. Gui anh chuong trinh uu dai dac biet
2. Gui chi chuong trinh qua tang bac biet
3. Gui quy khach chuong trinh trung thuong dac biet

IV.

III. Các lưu ý để gửi tin nhắn sms marketing hiệu quả

1. Nên sử dụng 2 tính năng Cài Độ Trễ và Trộn Nội Dung Tin Nhắn để chiến dịch sms marketing được hiệu quả

2. Tránh dùng các từ hoặc ký tự sau:
– Lien He, LH.
– Khuyen Mai, KM, Sale off, giam gia.
– Không nên dùng các từ : Can Ho, Mo Ban, lai suat, l/suat.
– Hạn chế dùng nhiều ký tự đặc biệt như % # ! * hoặc nhiều chữ số.

3. Nên sử dụng nhiều sim luân phiên để gửi tin nhắn ổn định